Wanneer het projectplan er is en de financiering rond is kan het worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt. Wanneer de doelstellingen van het project worden behaald zal dit de financiers tevreden stemmen. Dit schept vertrouwen en zorgt ervoor dat financiers in de toekomst weer bereid zijn om een project van jouw organisatie te steunen.

Om een goed resultaat te behalen met het project moet het worden beheerd en beheerst. Het is raadzaam om één persoon binnen de organisatie aan te wijzen die de eindverantwoordelijkheid heeft over het project: de projectleider. Deze persoon rapporteert aan het bestuur en heeft de bevoegdheid om binnen het beheer en de beheersing van het project besluiten te nemen die ervoor zorgen dat de gestelde doelen worden behaald. Beheer gaat over het proces van de uitvoering, terwijl beheersing over de inhoud gaat.

Wat betreft het beheer van het project moet de projectleider constant bezig zijn met de beheerscyclus. Deze bestaat uit 5 stappen:

1. Plannen
2. Uitvoeren
3. Meten
4. Vergelijken
5. Planning aanpassen en/of bijsturen

De eerste stap is plannen. In het projectplan is een planning opgenomen. De projectleider kan deze planning specifieker maken. Deze planning geeft aan welke middelen wanneer worden ingezet en welke doelstellingen hiermee moet worden gerealiseerd. Wanneer de planning helder is kan de uitvoering starten. Het daadwerkelijk inzetten van de middelen. Tijdens de uitvoering dienen de resultaten van de activiteiten constant te worden gemeten. De uitkomsten hiervan worden vergeleken met de gewenste resultaten uit de planning. Wanneer de resultaten tegenvallen of anders zijn dan gepland, moet er worden bijgestuurd of de planning worden aangepast. In het geval van aanpassen van de planning worden de doelstellingen aangepast, de uitvoering blijft gelijk. Wanneer de doelen worden gehandhaafd maar de middelen worden aangepast (om tot het gewenste resultaat te komen) spreken we van bijsturen. Deze cyclus herhaald zich continu.

De beheersing van het project gaat over de inhoud. Die moet worden beheerst zodat je de doelstellingen van het project kunt behalen. Allereerst gaat het om kwaliteitsbeheersing. De activiteiten binnen het project moeten leiden tot het gewenste resultaat.

Ten tweede is er organisatiebeheersing. De projectleider moet zorgen voor een goede samenwerking en communicatie tussen betrokken partijen en personen. Dat iedereen zich aan zijn afspraken houdt, zijn taken uitvoert en zich bewust is van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Het volgende aspect is de faciliteitenbeheersing. Zijn de juiste randvoorwaarden en faciliteiten aanwezig om de doelstellingen te behalen?

Tijdsbeheersing is ook een belangrijk onderwerp. Worden alle activiteiten op tijd uitgevoerd en worden de resultaten op tijd gerealiseerd?

Communicatie wordt steeds belangrijker. Zo ook informatiebeheering. Dit houdt in dat alle betrokken partijen op het juiste moment de juiste informatie hebben.

Tot slot is er geldbeheersing nodig. Je moet weten welke kosten er worden gemaakt, welke inkomsten er zijn en welke je kunt verwachten. Dit zet je af tegen de begroting zodat er kan worden bijgestuurd als dit grote verschillen laat zien.

Meer informatie over onze concrete diensten vind je in de folder Projecten